Caso de estudio
Digitalización de órdenes de trabajo y reportes a clientes
Una plataforma interna simple reemplazó un flujo mayormente basado en papel por un sistema centralizado de registro, reportes y envío automático de correos.
Desarrollé un sistema de gestión de órdenes de trabajo para WM Servicios Informaticos, una empresa que ofrece software contable y servicios técnicos continuos a sus clientes. La plataforma permite que los empleados registren sus trabajos y brinda a los administradores la información necesaria para preparar y enviar reportes.
Contexto
Los trabajos realizados para los clientes se registraban anteriormente en hojas de papel. Al final de cada mes, una persona debía leer cada orden, sumar manualmente las horas acumuladas y preparar los reportes correspondientes a cada empresa.
Este proceso tomaba varios días y dificultaba conocer rápidamente cuánto tiempo se dedicaba a cada cliente, empleado o servicio. La empresa necesitaba un sistema sencillo que pudiera ser adoptado por los usuarios sin agregar complejidad innecesaria.
Enfoque
Construí una aplicación web con React y Node.js, utilizando Turso SQLite para almacenar los datos y Vercel para el deployment. Los empleados pueden iniciar sesión y registrar el cliente, la fecha del servicio, la hora de inicio y fin, el tiempo de transporte para trabajos presenciales y una descripción de la tarea realizada.
El sistema incluye roles de usuario y administrador. Los usuarios regulares pueden registrar sus trabajos, mientras que los administradores pueden acceder a los reportes y filtrar los registros por cliente, mes o persona encargada del servicio.
Los reportes se muestran directamente en la plataforma y pueden exportarse como archivos PDF. Los administradores también pueden enviarlos a los clientes por correo electrónico sin salir del sistema.
La implementación priorizó la simplicidad por encima de la complejidad técnica. Como el principal desafío era reemplazar un flujo de trabajo ya establecido en papel, la interfaz y el proceso de carga se mantuvieron directos y familiares.
Resultado
La plataforma es utilizada por seis personas y gestiona aproximadamente 100 órdenes de trabajo por mes. Cerca del 70% de los servicios ya se registran directamente en el sistema, mientras que los documentos en papel restantes se cargan posteriormente en la misma base de datos centralizada.
La preparación de los reportes mensuales pasó de requerir varios días de trabajo manual a tomar solo unas horas. La empresa ahora puede generar reportes consistentes para sus clientes, exportar o enviar PDFs por correo y consultar estadísticas de horas trabajadas por empleado, mes y cliente.
El sistema también creó un registro operativo confiable para futuros análisis. En lugar de depender de documentos dispersos en papel, los administradores pueden conocer rápidamente cómo se distribuye el tiempo del equipo y qué clientes requieren mayor atención.
Tecnologías